Tramite le apposite causali è possibile generare automaticamente i movimenti per gli step successivi a quelli già inseriti manualmente (es. generare fattura da uno o più DDT già inseriti).
Apri il menù a tendina “Registra” e clicca sulla voce “Nuovi movimenti ciclo attivo/passivo“:
Nella finestra che si apre clicca su “Movimenti automatici” dopodiché su “Ciclo attivo“:
Seleziona il movimento che vuoi generare in modalità automatica, seguendo le indicazioni fornite dalle diverse causali: DDT da ordini e commesse, fatture accompagnatorie da ordini e commesse, fatture da consegne o fatture da ordini.
Una volta selezionata la causale si aprirà la finestra seguente:
Qui vedrai la causale dell’operazione che hai selezionato precedentemente e potrai scegliere se effettuare una elaborazione di prova (consigliata per verificare i documenti che verranno generati) oppure effettuare la generazione effettiva dei documenti.
Nel menù a tendina “Modalità di esecuzione” scegliendo “Elaborazione di prova” verrà solamente generata una stampa PDF dei documenti che verranno generati, selezionando invece “Generazione movimenti” verranno create le registrazioni contabili.
Dopo aver selezionato la modalità dovrai inserire la data a cui vorrai emettere i documenti, in caso di fatturazione solitamente si inserisce la data di fine mese.
Infine premi su “Ok” in basso a destra per passare allo step successivo. Si aprirà un’ultima finestra:
Qui potrai inserire dei valori per restringere la ricerca effettuata dal programma per la generazione dei movimenti. Per esempio: nel caso in cui voglia emettere fattura di tutti i DDT emessi nel mese di marzo, mi posizionerò sulla riga “Data documento” e andrò ad inserire in “Valori MINIMI” 01/03/XX e in “Valori MASSIMI” 31/03/XX (dove XX sono le ultime due cifre dell’anno contabile in lavorazione). In questo modo:
Queste restrizioni possono essere combinate tra di loro, per esempio è possibile inserire un intervallo di data e una anagrafica specifica, oppure un intervallo di anagrafiche, altrimenti può essere inserito un intervallo di numeri documento. Il programma seguirà le restrizioni e andrà a generare i movimenti solo per le registrazioni che rispettano i criteri inseriti.
Una volta inseriti questi parametri possono essere salvati come modello cliccando sul pulsante “Salva” e potranno essere riutilizzati in futuro selezionandoli dal menù a tendina in basso a sinistra e cliccando “Carica“.
Una volta inserite le restrizioni clicca su “Esegui” per lanciare l’elaborazione dei movimenti. A prescindere dalla modalità selezionata (Di prova o generazione effettiva) il programma aprirà una finestra nel browser web dove apparirà la stampa PDF del risultato, qui potrete verificare i movimenti che sono stati generati (o che verranno generati, nel caso della stampa di prova) in automatico dal programma.
N.B. Fatture: con la generazione automatica delle fatture, il programma andrà ad accorpare più DDT o Ordini effettuati allo stesso cliente in un’unica fattura se i dati riportati nel DDT lo permettono. Per esempio impostando una banca diversa per gli incassi oppure una diversa modalità di pagamento non permetterà al programma di accorpare i DDT/Ordini nella stessa fattura.
Verificare che il programma abbia generato tutti i movimenti richiesti
Dopo la generazione effettiva è possibile verificare che il programma abbia generato tutti i movimenti richiesti senza dover verificare la stampa di risultato un movimento alla volta.
Nel menù principale posizionati sul menù a tendina “Elaborati” e seleziona la voce “Ciclo attivo/passivo” dopodiché clicca su “Elaborazione movimenti [69]“.
Selezionando la voce “Analitiche” troverai una serie di stampe che ti permettono di verificare quali movimenti devono essere ancora evasi:
Per esempio: dopo aver generato le fatture per i DDT emessi ai clienti, potrai stampare “Consegne a clienti (da fatturare) per anagrafica [65]” per verificare che tutti i DDT siano stati evasi (o solamente quelli che rientravano nelle specifiche inserite per la restrizione).
Stampare i documenti risultanti e generare i file per le fatture elettroniche
Dopo aver generato i movimenti e verificato che siano stati evasi tutti i documenti interessati potrai lanciare una stampa dei documenti emessi e generare tutti i file per l’invio elettronico delle fatture (nel caso tu abbia generato le fatture).
Posizionati nuovamente sul menù a tendina “Elaborati“, seleziona la voce “Ciclo attivo/passivo” e clicca su “Elaborazione documenti [67]“:
Si aprirà la finestra seguente:
Qui dovrai andare a inserire la causale dei documenti che vuoi stampare cliccando sul pulsante con i tre puntini […]:
La causale corrisponde a quella selezionata precedentemente per la generazione automatica.
Una volta selezionata la causale verrà popolata anche la sezione appena sottostante con le informazioni rilevanti per: Tipo documento in stampa, fase del ciclo attivo o passivo, Tipo documento e sequenza numerazione:
Sarà necessario restringere la stampa per data o numeri documento usando gli appositi campi e (nel caso in cui si stiano stampando fatture) spuntare “Produrre anche XML FE se rilevante” per produrre i file da inviare al Sistema di Interscambio.
Una volta compilati i dati premi il pulsante “Esegui” per lanciare la stampa. Si aprirà una finestra nel tuo browser web contenente la stampa di tutti i documenti e (sempre nel caso delle fatture) troverai tutte le fatture nell’apposita funzione “Fatture elettroniche emesse” pronte per essere spedite.