Tramite la contabilità analitica è possibile suddividere i costi e i ricavi della propria azienda utilizzando i centri di costo/ricavo. Ciò ti permette di avere un’analisi più approfondita delle dinamiche di vendita e di acquisto della tua azienda.
Configurazione
Voci di Spesa/Profitto
Prima di tutto la contabilità analitica (analitica in breve) deve essere configurata, partendo dalle Voci di spesa/profitto:
- Espandi il menù a tendina “Archivi“;
- Clicca su “Analitica“;
- Seleziona la voce “Voci di Spesa/Profitto“;
Nella finestra che si apre troverai la lista delle voci di spesa e profitto. Se è la prima volta che apri questo menù e non ci sono voci registrate, il programma aprirà in automatico la finestra di creazione di una nuova voce:
- Attribuisci un codice alla voce che vuoi creare:
- Inserisci nel campo “Descrizione” una breve dicitura che specifichi la natura della voce che stai inserendo;
- Dal menu a tendina “Tipo” seleziona “1=Costo” o “2=Ricavo” a seconda del tipo di voce che vuoi inserire;
- Clicca “OK” per concludere la registrazione;
Per inserire nuove voci in memoria, dopo aver creato la prima, è sufficiente cliccare sul pulsante “Nuovo Mastro“.
Dopo aver creato tutte le voci di costo/ricavo necessarie, se desideri modificarne o eliminarne una, selezionala tramite click del mouse e clicca sul pulsante “Dettaglio“, dopodiché clicca su “Modifica” per modificarla e “Elimina” per eliminarla.
Se invece desideri proseguire, clicca sul pulsante “Esci“.
Centri di Costo/Ricavo
Adesso è necessario configurare i Centri di Costo/Ricavo. Questi simbolizzano e fungono da “sedi” o “sezioni” a cui attribuire i costi e ricavi per suddividerli.
Dal menù principale del software:
- Clicca sul menu “Archivi“;
- Clicca sulla voce “Analitica“;
- Clicca su “Centri di Costo/Ricavo“;
Nella finestra che si apre troverai la lista dei centri di costo e ricavo. Se è la prima volta che apri questo menù e non ci sono centri registrati, il programma aprirà in automatico la finestra di creazione di un nuovo centro:
- Inserisci nel campo “Codice“, il codice che identifica il centro di costo/ricavo da inserire;
- Inserisci nel campo “Descrizione” una dicitura che rappresenta il centro di costo/ricavo da inserire;
- Clicca sul pulsante “Ok” per registrare i dati appena inseriti;
Per inserire un nuovo centro di costo/ricavo le volte successive al primo inserimento, sarà sufficiente cliccare sul pulsante “Nuovo Mastro“.
Per modificare o eliminare un centro di costo/ricavo inserito, clicca sul pulsante “Dettaglio“, dopodiché clicca su “Modifica” per modificarlo e “Elimina” per eliminarlo.
Per procedere invece, clicca sul pulsante “Esci“.
Parametri generali
Adesso è necessario andare a definire i parametri generali della contabilità analitica.
Dalla schermata principale del software:
- Clicca sul menu “Azienda” per espanderlo;
- Clicca sul sottomenu “Archivi aziendali specifici” per espanderlo;
- Clicca sulla voce “Parametri generali contabilità analitica“;
Nella finestra che si apre:
- Se la tua azienda ha la gestione del magazzino, indica “Si” nel campo “Collegamento contabilità/ciclo attivo-passivo“;
- Indica un valore nel campo “Segmenti codici Voci di Spesa/Profitto” tenendo conto che il valore indicato deve iniziare con il carattere ‘A’ o ‘N’;
- Indica se desideri che la competenza venga gestita, effettuando una scelta nel menu a tendina corrispondente alla voce “Gestione competenza“;
- Indica, tra i vari centri di costo inseriti precedentemente, quello che desideri impostare come predefinito. Puoi indicare il centro di costo inserendo direttamente nella casella di testo il codice assegnatogli in precedenza durante la fase di creazione oppure cliccando sul pulsante a destra della casella di testo per visualizzare l’elenco di tutti i centri registrati dal quale ti sarà quindi possibile sceglierne uno. Allo stesso modo indica nelle due caselle sottostanti, i codici della voce di spesa e della voce di profitto per gli importi non assegnati;
Assegnazione Costi/Ricavi
Dopo essere tornato alla schermata principale del software:
- Clicca sul menu “Archivi” per espanderlo;
- Clicca sul sottomenu “Analitica” per espanderlo;
- Clicca sulla voce “Assegnazione Costi/Ricavi“;
Nella pagina che si apre ti sarà possibile definire le regole di assegnazione dei costi e dei ricavi.
La prima volta, anche in questo caso, il programma non avendo nulla in memoria si predisporrà automaticamente sulla finestra di inserimento dati.
- Indica nel menu a tendina in alto, se la regola che stai inserendo si riferisce all’assegnazione di un costo o di un ricavo;
- Indica il codice del conto di costo/ricavo da movimentare;
- Indica se il totale del costo/ricavo deve essere ripartito in percentuale sui vari centri (indicati successivamente allo step 5) in maniera automatica o manuale;
- Indica adesso nella tabella il centro di costo/ricavo [5] sul quale registrare il costo od il ricavo, la voce di spesa o di profitto [6], la percentuale del totale che desideri scaricare su quel centro [7] (se al punto 3 hai indicato “Manuale” allora lascia vuota la percentuale e spunta la casella relativa al campo a destra chiamato “Manuale”), la causale con la quale vuoi effettuare tale registrazione [8];
- Clicca sul pulsante “+” se desideri aggiungere una nuova riga nella tabella;
Una volta cliccato su “Ok” sulla schermata di pagina precedente, i dati inseriti verranno registrati e le volte successive che vorrai inserire nuove regole di assegnazione costi/ricavi si aprirà una finestra come quella illustrata sotto.
Dalla finestra in questione potrai:
- Cliccare sul pulsante “Dettaglio” dopo aver selezionato una riga, per poter modificare/eliminare la riga scelta;
- Cliccare sul pulsante “Nuovo” per creare una nuova regola di assegnazione costi/ricavi;
- Cliccare sul pulsante “Esci” per tornare alla schermata principale della Contabilità Online;
Come registrare una fattura emessa con contabilità analitica
Per capire il funzionamento della contabilità analitica, è sufficiente adesso creare una nuova fattura.
Dal menu principale del software:
- Clicca sul menu “Registra“;
- Clicca sulla voce “Nuovi movimenti contabili“;
Nella schermata di creazione della fattura, dopo aver specificato la data dell’operazione, la data giornale, il codice dell’anagrafica alla quale la fattura fa riferimento, il totale del documento e dopo aver inserito correttamente gli importi all’interno del dettaglio movimento, clicca sul pulsante “Analitica“.
N.B. Nel dettaglio movimento devono essere utilizzate le contropartite configurate nell’assegnazione costi/ricavi.
Ripartizione automatica
Nel caso in cui tu abbia scelto l’opzione “Automatica” per la Ripartizione % centri, nella finestra che si apre potrai notare come l’importo assegnato al conto (l’assegnazione dell’importo al conto viene effettuata all’interno del dettaglio del movimento) corrisponda all’importo ripartito.
Clicca adesso sul pulsante “Riparto“.
Nella finestra che si apre potrai quindi notare come l’importo totale attribuito a quello specifico conto sia stato suddiviso in automatico in voci di spesa/profitto tra i vari centri di costo/ricavo stabiliti, con le percentuali indicate.
(Nel nostro esempio 1000€ assegnati al conto 58.70.25.01 suddivisi tra i centri di costo 01 e 03, attribuendo un valore pari al 65% del totale al primo centro e del 35% al secondo).
Ripartizione manuale
Nel caso in cui tu abbia scelto l’opzione “Manuale” per la Ripartizione % centri, dopo aver cliccato sul pulsante “Analitica” si aprirà la finestra mostrata in figura, con il campo “Importo ripartito” pari a zero.
Clicca sul pulsante “Riparto” per ripartire manualmente l’importo totale.
Dopo aver cliccato sul pulsante “Riparto” si aprirà una finestra come quella mostrata in figura.
- Nel campo “VdS/VdP” indica il codice della voce di profitto (puoi anche selezionarla tramite il pulsante “…”);
- Nel campo “CdC/CdR” indica il codice del centro di costo/ricavo sul quale vuoi ripartire parte del totale;
- Nel campo “Importo” indica la parte del totale che vuoi ripartire sul centro indicato;
- Indica una voce tra Dare ed Avere nell’apposito menu a tendina;
- Clicca sul pulsante “+” se vuoi aggiungere una nuova riga;
Al termine clicca su “ok“.
