In KeyContabilità la base di molti degli automatismi presenti è una buona configurazione delle anagrafiche clienti e fornitori.
Come inserire una nuova anagrafica
N.B. Alla ricezione di una fattura elettronica da un fornitore non ancora registrato in archivio, il programma creerà automaticamente una nuova anagrafica con i dati presenti in fattura. Questa anagrafica deve essere completata con i dati mancanti.
Per inserire una nuova anagrafica in archivio per prima cosa effettua l’accesso alla contabilità online.
Una volta aperta la schermata dell’azienda su cui vuoi operare, seleziona il menù a tendina Archivi e seleziona la voce Anagrafiche.
Si aprirà un altro piccolo menù con le seguenti voci:
- Anagrafiche;
- Nominativi (Rubrica);
- Dati specifici agente;
- Raggruppamenti;
- Dichiarazioni di intento;
- Situazione clienti fidelizzati;
Per inserire una nuova anagrafica in archivio seleziona nuovamente Anagrafiche.
Si aprirà una finestra contenente la lista di tutte le anagrafiche presenti in archivio per la tua azienda.
Ci sono molte informazioni a schermo, analizziamole una alla volta:
- Nella parte superiore della schermata trovi la sezione Ricerca anagrafiche: tutti i campi in questa sezione servono a modificare l’ordinamento e il filtraggio delle anagrafiche visibili a schermo. Una volta inseriti i parametri che ti servono, puoi cliccare su Cerca a destra per applicare i filtri.
Se vuoi tornare alla visualizzazione di default, clicca su Reimposta; - Nella parte centrale della schermata trovi la lista anagrafiche: qui vengono elencate tutte le anagrafiche presenti nell’archivio aziendale. Cliccando sulla riga di una angrafica, questa viene selezionata ed evidenziata da una selezione arancione;
- Nella parte inferiore della schermata trovi i dati aggiuntivi del soggetto evidenziato: una volta selezionata una anagrafica dalla lista, con i pulsanti presenti in questa sezione puoi effettuare diverse operazioni sulla anagrafica selezionata;
In basso a sinistra della parte inferiore trovi il pulsante Nuovo: cliccandolo si aprirà la finestra di registrazione nuova anagrafica.
Registrazione nuova anagrafica
Analizziamo la finestra nel dettaglio:
- I primi campi da impostare sono la tipologia del soggetto che devi selezionare nel menù a tendina dalle opzioni disponibili;
puoi inserire un codice personalizzato, oppure zero per lasciare che il programma inserisca un codice progressivo automaticamente;
infine se si tratta di una anagrafica estera, devi flaggare Stato estero? e potrai selezionare dal menù a tendina adiacente lo stato di residenza del cliente/fornitore; - Dopodiché deve essere inserita la Partita IVA e il Codice Fiscale del soggetto (per anagrafiche comunitarie mettiamo a disposizione il controllo della partita IVA tramite VIES) e la Ragione Sociale (il campo superiore è la ragione sociale primaria, quello inferiore la ragione sociale secondaria o descrizione);
- Nella sezione Sede Legale deve essere inserito il dettaglio della sede legale del soggetto, se la sede operativa è diversa dalla sede legale deve essere flaggato il campo sottostante e appariranno ulteriori campi per l’inserimento della sede operativa;
- Nella sezione Utilizzo Anagrafica deve essere specificato come verrà utilizzata l’anagrafica nel programma, devono essere scelti quindi i campi corretti.
N.B. Ai fini di una corretta archiviazione e consultazione, sconsigliamo fortemente di registrare le anagrafiche sia come clienti che fornitori a meno che non sia necessario; - Nella sezione Raggruppamenti puoi assegnare l’anagrafica che stai creando ad un raggruppamento, tramite il pulsante Gest.raggruppamenti puoi anche gestire i raggruppamenti senza uscire dalla registrazione;
- Nella sezione Altri dati possono essere inseriti diversi dati gestionali come la lingua, il sito web e eventuali fidi;
- La sezione Destinatario fattura elettronica è obbligatoria solo per le anagrafiche cliente, qui devono essere inseriti il codice destinatario e la PEC del cliente per la corretta consegna delle fatture elettroniche emesse;
Una volta completata la compilazione dei campi necessari, clicca OK in basso a destra per procedere.
Nominativi
Confermando la prima registrazione, si aprirà un’altra finestra per l’inserimento dei nominativi.
Clicca su Nuovo in basso a sinistra per creare un nuovo contatto in rubrica collegato all’anagrafica che stai creando. Qui potrai inserire tutti i dati necessari per comunicazioni al cliente/fornitore e note interne.
Clicca sui pulsanti + e – a destra della riga per aggiungere o eliminare le righe contenenti i dati.
Spunta la casella Preferenziale se si tratta di un metodo di contatto preferenziale.
Una volta compilati i campi necessari, clicca su OK per procedere.
Condizioni
Dopo aver confermato l’inserimento dei nominativi, si aprirà automaticamente la finestra di gestione delle condizioni anagrafica.
N.B. Queste impostazioni sono di estrema importanza per tutti gli automatismi presenti nel programma, raccomandiamo di compilarle nel modo più completo e corretto possibile.
Condizioni Clienti
Condizioni Fornitori
Per prima cosa inserisci in alto a sinistra la tipologia di condizioni che stai configurando: se inserisci C le condizioni verranno utilizzate quando l’anagrafica viene utilizzata come cliente, se inserisci F verranno utilizzate quando l’anagrafica viene utilizzata come fornitore.
Se l’anagrafica è sia cliente sia fornitore non ti preoccupare, configura prima una delle due tipologie, potrai tornare in questa schermata e aggiungere altre condizioni in un secondo momento.
Per la configurazione delle condizioni fornitori fai molta attenzione ai campi Conto costo/ricavo proposto e Attiva contropartite miste per questo fornitore.
Questi due campi sono necessari per la proposta di registrazione automatica delle fatture ricevute, è obbligatorio che uno dei due campi sia compilato.
Se vuoi sapere di più su queste funzioni consulta questa guida.
Termini, modalità di pagamento e banca della controparte sono dati essenziali per la generazione delle distinte.
Una volta conclusa la compilazione delle condizioni, clicca su OK per concludere la registrazione della nuova anagrafica.
Anagrafica professionista
Nel caso in cui una anagrafica fornitore sia un professionista, devono essere compilati anche i dati del percipiente. Nella schermata di archivio seleziona l’anagrafica da configurare e clicca su Dati del percipiente nella sezione Dati aggiuntivi del soggetto evidenziato.
Occorre compilare il campo “Codice causale erario” con il codice ERARIO relativo alla tipologia di attività del professionista, scegliendo dal menu a tendina:
- A60 per “Compensi per cessione di diritti d’autore da parte dello stesso autore” (età inferiore a 35 anni)
- A75 per “Compensi per cessione di diritti d’autore da parte dello stesso autore” (età superiore a 35 anni)
- AUT per “Compensi per prestazioni di lavoro autonomo anche occasionale”.
Anagrafica agente
Allo stesso modo, per le anagrafiche agente devono essere compilati i dati dell’agente. Nella schermata di archivio seleziona l’anagrafica da configurare e clicca su Dati dell’agente nella sezione Dati aggiuntivi del soggetto evidenziato.
Come per il professionista, anche per l’agente occorre indicare il Codice causale ERARIO relativo all’attività:
- AG2 per “Rapporti di commissione, agenzia, mediazione, rappresentanza, commercio e procacciamento d’affari” base imponibile 50% (come previsto dal dpr 600/73 art. 25 bis)
- AG3 per ” Rapporti di commissione, agenzia, mediazione, rappresentanza, commercio e procacciamento d’affari” base imponibile 20%