KeyContabilità ti permette di registrare un’anagrafica come dipendente. Questo ti permette, grazie ad alcune funzioni collegate, di registrare automaticamente i debiti delle buste paga e riprenderle nella creazione della distinta di pagamento.
Come creare un anagrafica dipendenti
Per creare un’anagrafica e registrarla come dipendente, prima di tutto apri il menù Archivi e seleziona la voce Anagrafiche. Clicca sul pulsante Nuovo in basso: nella finestra che si apre inserisci i dati relativi al tuo dipendente, ricorda di mantenere la spunta attiva su Fornitore.
Una volta compilati i dati clicca su Ok per passare alla prossima fase.
N.B. Se hai già presente in archivio un’anagrafica che faccia riferimento ai tuoi dipendenti, non crearne una nuova ma aggiungi una “condizione anagrafica dipendenti” come specificato nella sezione di seguito”.
Come inserire le condizioni anagrafiche per i dipendenti
Dal menù a tendina in alto nella finestra che si è aperta seleziona la voce Dipendenti. La finestra verrà popolata dai campi relativi a questa tipologia di anagrafica.
Assicurati di inserire correttamente i dati Banca della controparte per automatizzare la creazione della distinta di pagamento, insieme a termini di pagamento e conto banca azienda (in quest’ultimo campo devi inserire la banca della tua azienda con cui andrai a pagare gli stipendi).
Una volta compilati tutti i dati clicca su Ok e concludi la registrazione dell’anagrafica. Se hai ancora bisogno di aiuto segui la guida relativa.
Creare il file CSV dettagliato dei dipendenti
Tramite la funzione di importazione paghe è possibile importare un CSV contenente i debiti relativi alle buste paga da versare ai propri dipendenti. Il file CSV in questione deve essere compilato in questo modo:
- Prima colonna: contenente il codice anagrafica del proprio dipendente come visualizzata nell’archivio di KeyContabilità;
- Seconda colonna: l’importo da versare al proprio dipendente per la paga del mese;
Salvando il file CSV, quest’ultimo deve avere le caselle delimitate da punto e virgola. Qualsiasi altra delimitazione renderà il file inutilizzabile.
Importare il file CSV
Una volta creato il file clicca sul menù Registra, clicca su Acqusizioni da ufficio paghe e seleziona Importazione paghe.
Nel menù a tendina periodo seleziona il mese per cui devono essere importate le paghe.
Nel menù a tendina procedura seleziona “CSV DETTAGLIO DIPENDENTI”.
Clicca su esegui e seleziona il file da importare. Una volta conclusa l’importazione il programma ti mostrerà il risultato.
Se l’importazione non è riuscita ti verrà comunicato un errore. Altrimenti se l’importazione è andata a buon fine potrai visualizzare la registrazione creata nell’elenco movimenti.
Questa registrazione crea un debito verso i dipendenti tramite il quale possono essere generate delle distinte di pagamento. Per sapere come, segui la guida relativa a questo link.