Parte 1 – Configurazione regole generali del budget
Dal menu principale della Contabilità Online:
- Clicca sul menu “Archivi” per espanderlo;
- Clicca su “Piano dei conti“;
- Clicca su “Budget aziendale“;
Se quello che stai per creare è il tuo primo budget in assoluto, è necessario prima definire le regole generali (non sarà più necessario ripetere questo step per i prossimi budget da creare).
Clicca sul pulsante “Definisci le regole generali“:
Nella finestra che si apre ti sarà quindi possibile specificare le varie regole generali valide per i budget creati a mano [1] e per i budget creati invece da consuntivo [2].
Regole budget creati manualmente
Nella sezione manuale viene presentata la struttura di bilancio dove per ogni conto è possibile indicare:
- Metodo di inserimento/calcolo: serve a definire, per ogni conto della riclassificazione Analisi budget, come dovrà essere inserito (o calcolato) il valore di previsione al momento della compilazione di ogni budget. Il metodo viene preimpostato per ogni conto con quello più conveniente e deve essere modificato solo in casi particolari (vedi oltre).
- % IVA (media) da applicare a costi e ricavi: serve ad indicare una percentuale che verrà aggiunta automaticamente a costi e ricavi per la determinazione della sezione finanziaria-patrimoniale del budget.
- Mesi di dilazione pagamenti/incassi (media): serve a stimare i tempi di pagamento (o incasso) per i costi (o ricavi) indicati.
Metodi ammessi per l’inserimento/calcolo valori del budget economico
Calcolato: somma dei sottoconti: selezionare questo metodo se si intendono specificare i valori di budget a livello più dettagliato (questo metodo non è disponibile sui conti aziendali).
Calcolato: % del capoconto: selezionare questo metodo se si intendono specificare i valori di budget sul conto di livello superiore a questo e si voglia assegnare a questo conto una percentuale di tale valore (ad es. si può stabilire che il conto G.64: Spese generali costituisca il 30% del valore di G: Costi fissi di struttura).
Questo metodo non è ammesso se il capoconto è dichiarato come “Somma dei sottoconti”.
Calcolato: % di uno o più altri conti: selezionare questo metodo se si intendono specificare i valori di budget sul conto di livello superiore a questo e si voglia assegnare a questo conto un importo calcolato in percentuale del valore di uno o più altri conti (ad es. si può indicare che il conto B: Costi variabili proporzionati ai ricavi sia pari al 35% della somma di A.10: Ricavi di vendita + A.50: Altri ricavi). Per selezionare i conti riferiti premere il pulsante alla destra della casella percentuale.
Calcolato: quota parte del capoconto: selezionare questo metodo se si intendono specificare i valori di budget sul conto di livello superiore a questo e si voglia assegnare a questo conto una quota parte di tale valore (il valore di budget viene ripartito in parti uguali su tutti i conti di questo stesso livello che abbiano impostato questo stesso metodo). Questo metodo non è ammesso se il capoconto è dichiarato come “Somma dei sottoconti”.
Misto: importo mantenuto in proporzione al variare del capoconto: selezionare questo metodo se si intendono specificare i valori di budget sul conto di livello superiore a questo e contemporaneamente si voglia specificare un valore anche per questo conto che, al variare del valore del capoconto, venga ricalcolato mantenendo la proporzione. Questo metodo non è ammesso se il capoconto è dichiarato come “Somma dei sottoconti”.
Immesso: importo fisso: selezionare questo metodo se si intende specificare il valore di budget proprio su questo conto.
Regole budget creati da consuntivo
Nella sezione relativa alle regole del budget creato da consuntivo possono essere indicati i valori minimi (in termini di fatturato annuale in euro) per il dettaglio di singoli clienti e/o fornitori. Quando si produce un budget da consuntivo, se specificati questi valori, clienti e fornitori che risulteranno al di sopra di essi in termini di fatturato saranno esplicitamente dettagliati nella struttura di budget consentendo una migliore stima del fatturato futuro.
Parte 2 – Creazione dei budget
Creazione manuale del budget
Dopo essere tornato alla schermata principale del programma di gestione dei budget:
- Apri il menu a tendina e seleziona la voce “Crea un nuovo budget“;
- Clicca sul pulsante “Compila il budget economico“;
Adesso per ogni conto che ti appare nella schermata rappresentata nell’immagine A:
- Clicca sul tasto “Conti aziendali” per visualizzare i conti aziendali relativi a quel conto;
- Nella finestra che si apre (immagine B) compila tutti i campi;
- Clicca su esci (immagine B) per tornare alla pagina principale (immagine A);
- Clicca sul tasto “Aggiorna budget“
Ripeti quindi i passaggi dal punto 1 per il pulsante “Conti aziendali” sottostante a quello cliccato in
precedenza fino alla fine dell’elenco.
N.B.: se la tipologia della tua azienda (produzione, commercio o servizi) non prevede certi conti, non ti sarà
necessario compilarli tramite click sul pulsante “Conti aziendali“.
Creazione del budget da consuntivo
Per creare invece un budget a partire da dati contabili esistenti:
- Dal menu a tendina a destra, seleziona l’anno precedente a quello in corso;
- Clicca sul menu “Elaborati” per espanderlo;
- Clicca sul sottomenu “Bilanci“;
- Clicca sulla voce “Bilancio di verifica [71]“;
Nella finestra che si apre, seleziona la voce “Bilancio integrato creazione nuovo budget [43]“.
Per riportare tutti i costi integrati dal sistema (l’anno contabile non è ancora stato chiuso, quindi non ci sono tutti i costi degli ammortamenti, ratei e risconti).
Nella finestra che si apre in questo caso non è necessario inserire alcun parametro, clicca sul pulsante “Esegui“.
E’ necessario adesso compilare il budget.
Dal menu principale di KeyContabilità, per entrare nel programma di gestione del budget:
- Clicca sul menu “Archivi“;
- Clicca su “Piano dei conti“;
- Clicca su “Budget aziendale“;
Dalla schermata principale del programma di gestione dei budget:
- Apri il menu a tendina e seleziona la voce “Crea un nuovo budget“;
- Clicca sul pulsante “Compila il budget economico“;
Adesso per ogni conto che ti appare nella schermata rappresentata nell’immagine A:
- Clicca sul tasto “Conti aziendali” per visualizzare i conti aziendali relativi a quel conto;
- Nella finestra che si apre (immagine B) compila tutti i campi;
- Clicca su esci (immagine B) per tornare alla pagina principale (immagine A);
- Clicca sul tasto “Aggiorna budget“
Ripeti quindi i passaggi dal punto 1 per il pulsante “Conti aziendali” sottostante a quello cliccato in
precedenza fino alla fine dell’elenco.
N.B.: se la tipologia della tua azienda (produzione, commercio o servizi) non prevede certi conti, non ti sarà
necessario compilarli tramite click sul pulsante “Conti aziendali“.
Parte 3 – budget specifico per clienti/fornitori
Per inserire stime di fatturato di singoli clienti e fornitori clicca su uno dei due pulsanti in basso a sinistra “Ricavi per cliente” o “Costi per fornitore“.
Si aprirà quindi una finestra nella quale potrai dettagliare il budget per i vari clienti/fornitori.
Nella finestra che si apre:
- Clicca sul pulsante “Nuovo Cliente” (o fornitore);
- Così facendo si aprirà una piccola schermata nella quale dovrai indicare l’anagrafica da aggiungere. Clicca sul tasto “…” per indicare tra le tue anagrafiche quale aggiungere al budget;
- Dopo aver scelto un cliente/fornitore, clicca sul pulsante “Ok” per aggiungerlo;
Dopo aver selezionato un’anagrafica:
- Clicca sul pulsante “…” per selezionare un conto di ricavo (per i clienti) o di costo (per i fornitori);
- Indica l’importo ANNUALE che ritieni di poter incassare da quel cliente / dover pagare a quel fornitore, i giorni medi previsti per la dilazione del pagamento e la percentuale dell’IVA. Tali dati verranno usati per la proiezione finanziaria-patrimoniale;
- Opzionalmente puoi cliccare su “Opzioni avanzate” per suddividere l’importo annuale inserito in precedenza nei 12 mesi dell’anno;
Dopo aver cliccato su “Opzioni avanzate” appariranno in basso alcuni campi da compilare:
- Nel menu a tendina indica il metodo che vuoi utilizzare per la suddivisione dell’importo annuale;
- Annuale/12i : unico importo annuale da suddividere in dodicesimi;
- Annuale/% : importo annuale ed indicazione delle percentuali mensili;
- Mensile : singoli importi mensili;
- Suddividi quindi nei 12 campi facenti riferimento ai mesi dell’anno il valore dell’importo annuale;
N.B. cliccando sul pulsante “Nuovo conto” sotto al menu a tendina ti sarà possibile aggiungere altri conti.
Parte 4 – generazione estensione finanziaria-patrimoniale
Una volta sistemati costi e ricavi è necessario procedere alla registrazione dell’estensione finanziaria-patrimoniale.
Questa procedura automatica produce l’effetto sui conti dell’applicazione delle Regole generali definite in precedenza a pagina 3 ovvero l’applicazione dell’IVA, l’applicazione dei giorni medi di incasso e pagamento per la movimentazione presunta della liquidità.
Dalla schermata principale di gestione dei budget:
- Assicurati che nel menu a tendina in alto sia selezionato il tuo budget;
- Clicca sul pulsante “Genera est.patrimoniale“;
Dopo l’esecuzione della procedura automatica, il sistema registra data ed ora dell’ultima modifica applicata ad un budget e data ed ora dell’ultima esecuzione della generazione dell’estensione finanziaria-patrimoniale.
Qualora tu abbia modificato il budget dopo la generazione dell’estensione finanziaria-patrimoniale, il sistema presenterà un avviso di ciò. In questo caso è necessario provvedere ad una nuova generazione dell’estensione finanziaria-patrimoniale.
Parte 5 – Altre operazioni patrimoniali
Per operare ulteriori stime sulla sezione patrimoniale dello schema di riclassificazione il sistema propone una tabella di operazioni predefinite.
Dalla schermata principale di gestione dei budget, clicca sul pulsante “Altre operazioni patrimoniali“.
Per agire sul budget, scegli l’operazione per la quale intendi effettuare una previsione ed indica uno o più importi, uno per mese, nelle varie caselle relative all’operazione scelta.
Ogni operazione coinvolge due conti (una partita ed una contropartita) dello schema di bilancio che sono visualizzati in basso con i loro saldi inizio esercizio e i loro saldi mensili calcolati sommando al saldo iniziale la movimentazione di tutte le operazioni immesse in questa sezione.
N.B. per vedere quali sono i due conti coinvolti dalle varie operazioni, clicca sul pulsante “Mostra/Nascondi saldi“.
Parte 6 – il Break Even point
Dalla pagina principale di gestione dei budget, clicca sul pulsante “Compila il budget economico” per riaccedere alla schermata di elenco dei conti che compongono il budget.
Dalla schermata di elenco dei conti che compongono il budget, per visualizzare il Break Even Point del tuo budget, clicca sul pulsante “Analisi Costi/Break Even“.
Si aprirà quindi una pagina contenente una tabella mostrante il Break Even Point.
Nel caso in cui il Break Even Point sia sbilanciato, è possibile fare ricalcolare al sistema i ricavi da raggiungere necessariamente per coprire i costi sostenuti tramite i pulsanti “Allinea budget a B.E.P. 1” e “Allinea budget a B.E.P. 2“.
Ricalcolando ed aumentando i ricavi, il sistema terrà conto anche dei costi necessari a raggiungere tali ricavi.
Tornando quindi alla schermata contenente l’elenco dei conti del budget, potrai notare come il totale calcolato per ogni conto sia stato modificato per far si che la differenza tra i costi ed i ricavi sia nulla.
